如何成功实施采购软件，提高采购合规性？
在采购工作中建立合规性并不容易。 团队资源紧张，法规经常变化，新的领导层可能会进一步改变优先事项。 根据你所在的行业，你可能会面临重要的行业或政府法规。最重要的是，许多企业缺乏可操作或准确的数据。那么如何统一流程并提高企业的合规性？
推出新技术可能是在你的企业中建立新的合规标准的绝佳机会，并真正将你的团队聚集在一起以实现这一共同目标。当你将企业流程转移到新的解决方案时，抓住机会提高合规性也很重要。
因此，为了提高整个企业的合规性，每个CPO都应该在新工具的使用中实施以下五个关键步骤。
1. 定义采购合规性
在最基本的情况下，合规性只是意味着你正在遵守规则。这些规则的内容可能会有很大差异，具体取决于行业及规模。例如，在公共部门运营的企业可能需要遵守更多的要求。
不仅如此，采购合规性通常意味着达到一定水平的合同支出、一级供应商支出或供应商绩效。 动态折扣或提前付款奖金也可能在你的合规清单上。 最终，由你的企业来定义什么对你很重要（当然还有第三方团体对你的要求）。
在这一点上，你不必通过具体措施深入，而是确定你想要衡量和改进的关键点。
2. 设定基线
一旦你确定了你的合规优先事项，重要的是要诚实地了解你的企业的起点。首先考虑关键业务或法律要求的合规性项目。这些都是影响你开展业务的能力的项目。是否有你未能满足的政府要求？你是否按时向供应商付款？
一旦你设置了关键项目，请借此机会衡量你的其他合规性指标。不要忘记，查看供应商合同以确保供应商符合合规标准和绩效指标同样重要。如果你的供应商不符合你的标准，要取得重大进展将是一个挑战，因此供应商管理将成为基准测试的主要部分。
3. 明确定义你的成功指标
在提高合规性时，你希望实现哪些可衡量、明确的目标？
首先，确定你知道适用于你的业务的特定法规、指令和指南，确定具体的改进指标。例如，也许你目前按时支付了 90% 的款项。设定一个目标来改善它——可能是 95% 或 98%。
为行业或政府监管机构、内部利益相关者、投资者以及对你的业绩有既得利益的任何人制定报告时间表也很重要。承诺有规律的节奏——每季度一次，每年两次，或者任何适合你的业务的节奏——并制定一个明确的计划来实现这一目标。
乍一看，某些目标（例如企业透明度、风险缓解或供应商关系）可能不太可量化。努力为这些设置指标，以准确地了解性能。例如，你可以为供应商支持电话、准时交付或安全事件的数量设定目标。将这些用作你的总体目标的更可量化的代理，以更好地衡量进度。
4. 选择你的解决方案
理想情况下，工具选择将是该过程中的一个明显步骤。
各种采购解决方案总是会宣传一定程度的合规性，无论是合规性跟踪和审计，还是直接内置于平台中的自动化合规性措施。了解此处的差异并知道你需要何种级别的解决方案支持非常重要。你是否已经有一位内部专家可以密切关注合规性，或者你是否需要更多指导？这个人可以做一些更具战略性的事情吗？如果是这样，你可能会受益于自动化水平的提高，尤其是在涉及全球电子发票或合同管理等复杂、高度监管的领域时。
5. 制定时间表
当然，任何好的项目管理方法都需要截止日期。 没有它们，任何事情都不能被优先考虑，任何事情都不会完成。但这些截止日期不应仅与工具实施本身相关联。 虽然从战术角度来看，这可能是项目的重点，但你应该为之前制定的合规改进设置独立的时间表。
一个关键点是确保这些最后期限是现实的。推动无法达到的时间表可能会导致你的团队错过目标并灰心丧气，从而注定项目失败。考虑使用像 SMART 这样的通用项目管理框架——具体的、可衡量的、可实现的、相关的和基于时间的。
当然，一旦你设定了这些最后期限，就坚持下去。 想办法激励你的团队按时完成任务。 一个独立于实施工作的清晰的项目计划可以创造奇迹。
决定什么最适合你
每个企业都会有不同的合规需求，这些步骤仅用作指导你推动团队实现更完全合规的指导。确定你最迫切的需求是什么，并将重点放在那里。不要低估实施过程，这是一个为整个采购设定新标准的机会。8Manage SRM采购管理解决方案可在采购流程的每个阶段提供帮助，使用该系统不仅可以确保采购合规性，还可以简化流程。
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