采购系统必备的基本功能有哪些？
一般来说，使用电子采购解决方案来理解采购部门所面临的众多问题没那么困难。实际上，一个通用的电子采购解决方案，比如备受好评的8Manage SRM，是创建企业自己的采购系统的最佳起点。作为一个专业的电子采购系统，8Manage SRM涵盖从招标、竞价、采购订单、采购合同执行到供应商绩效评估的全面管理，帮助企业实现电子化、信息化的采购流程和供应商协同管理。下面以它为例，为你介绍电子采购系统必备的四个基本功能。
1、自动创建采购订单
当前挑战：
大多数采购活动都是由纸张驱动的。采购团队可能会花费大量的时间来识别和分类文件，然后再转交给适当的人或部门。
已批准的采购申请手动转换为采购订单时，会出现不准确和错误等问题。这项看似无害的任务不仅繁琐，而且会增加劳动力成本并大大延迟流程。
理想解决方案：
自动创建采购订单是采购团队在8Manage SRM采购系统中寻找的一个关键功能。与其手动创建每个采购订单，不如在请购单被批准后自动创建一个采购订单。这样，你的团队就不再需要授权和手动键入每一个采购订单。
2、转换采购申请
当前挑战：
采购请求不必专门针对单个项目。虽然业务实践各不相同，但由于手动数据输入的成本和错误率非常高，一些企业只获取这些单独采购订单的基本摘要信息。一些采购团队尝试通过数据输入操作员团队手动转换项目、单价、数量等行详细信息。即便如此，劳动力成本和积压工作仍创历史新高。
理想解决方案：
如果你的技术解决方案不能提供一个更好的替代方法，将细列项目手动转换为采购订单，那么它对你的采购团队没有用处。自动化的8Manage SRM采购系统通过更快、更准确地检索数据，为每个细列项目创建一个单独的采购订单。
系统自动触发创建与请求中行项目数量相同的采购订单。数据采集和转换的自动化，将减少成本并提高你的采购团队的生产力而无需增加人员。
3、三向匹配
当前挑战：
采购订单是由你的采购团队创建并发送给卖方的，而发票是由供应商准备并交付给买方的。
采购订单向供应商显示预计在特定日期以什么数量和价格交付哪些物品。发票只是卖方向买方发出的提醒，提醒买方为已交付的物品付款。
虽然二者缺一不可，但如果这两份文件与请购单不一致，就会带来麻烦。手动匹配这些文件可能是一项耗时的任务。这个过程中的效率低下会直接影响企业的现金流。
理想解决方案：
一个好的采购软件应该自动执行三向匹配过程，而不需要任何人工干预。当它在三份文件之间进行彻底的匹配时，任何和所有的差异都会被软件标记出来，以便在启动付款流程之前进行审查。
在8Manage SRM，企业可以通过自动三向匹配来控制隐秘采购，该匹配将发票与采购订单和 GRN 进行比较以确保一致性。这样不仅降低处理成本，还可以让你的采购团队将更多的宝贵时间用于处理更重要的任务，而不是执行常规的行政任务。
4、供应商管理
当前挑战：
由于软件和手动流程的脱节，一些企业如今在供应商管理方面面临着问题。供应商管理有太多的利益相关者，可见性的缺乏和孤立的数据会导致流程上的差距，并使重要信息在文档流程中丢失。
如果买方未能正确审查其潜在供应商、监控其绩效并通过适当的文件确保安全，则可能导致合规问题并危及与供应商的业务关系。此外，由于供应商管理不是一个单一步骤，每个阶段的管理都不能只用普通的电子表格来完成。
理想解决方案：
如果你的采购解决方案执行与电子表格相同的任务，那么它对你的采购团队将毫无用处。一个单纯的电子表格程序既不能验证供应商，也不能使现有的供应商基础合理化。
8Manage自动化的供应商管理系统提供一个供应商中央资料库，跟踪供应商的历史，付款和交货条件，一目了然。有了供应商管理自动化，采购团队不必在电子邮件中搜寻机密的付款信息，也不必手动更新供应商的联系信息。8Manage SRM采购系统将收集和维护准确的供应商信息，使供应商管理过程变得轻而易举。
总结
工作的未来是自动化，采购流程也不例外。德勤全球首席采购官研究清楚地表明，企业希望实现采购流程的自动化，只是为了将团队的责任从行政工作转移到战略任务。
为企业挑选电子采购软件并不简单，参考上面四个基本功能会使你的决定更容易一些。像8Manage SRM这样的端到端电子采购系统提供了上述功能以及更多丰富功能，还具备实现成功采购管理所需的100%可见性、内部控制和和流程效率。 很有不要的！
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