分享一下使用项目管理软件管理项目计划及执行
唯一可以将项目计划和执行分开的时候是你需要确定项目目标的时候。否则，项目计划和执行应始终关联。项目执行将加强项目计划，而项目计划和重新计划将使项目执行更有组织和更有效。我们试想一下，一个项目可能有成百上千甚至数万个日期，依赖和可交付成果，如果项目计划与那个执行不一致，就容易产生很多不必要的复杂问题，为了维持项目计划的有效性与项目团队的写作，作为管理者就需要花费不少人力物力去应对这些问题，如以下：
• 必须确保每个团队成员都即时更新项目中已更改的日期及其可交付成果的依赖；
• 必须确保每个团队成员都能按要求将可交付成果提交给上级评审
• 必须确保每个团队成员都及时评审需要其评审的可交付成果
项目计划与项目执行脱节的另一症状是“同一个项目存在多个项目计划”。此种情况极易造成混乱，使责任划分不再清晰。每个成员都会声称和自己交付状态最接近的计划为正式的计划，导致整个项目无法进行有效而一致的合作。
如何选择合适的项目计划与执行软件？
对于项目计划和执行软件，功能丰富是加分项，但最重要的是软件可以呈现项目计划和执行的关联视图。项目计划和执行的关联视图是因果关系的实时视图。即使是一个 10 人、为期 10 周的项目，它可以有数十个活动和依赖以及数百个资源分配和使用。对于人脑来说，这些信息太复杂，无法实时处理和查看项目计划和执行之间的因果关系。许多项目经理没有意识到这种复杂程度，因为他们很少能找到合适的实时工具来帮助他们分配和使用资源，而且他们无法使用电子表格或类似电子表格的项目管理工具来真正做到这一点。
能够管理项目计划及执行的项目管理软件推荐
使用 8Manage PM 项目管理软件，项目计划可以在变更后进行审批和重新审批。审批流程和重新审批的流程将自动创建一个不可删除的项目计划基线，该基线可以作为你的最新承诺和故事，并通过电子邮件发送给干系人。但随着项目的执行，你在计算机中的真实故事会继续发生变化。一些项目经理在看到真实故事与基线故事（承诺）不同时会感到不舒服。我们都嘲笑鸵鸟把头埋在沙子里，我们都不想这样做，对吗？准确了解自己所处的位置是你采取行动以兑现承诺的最佳方式。如果你的目标是可以实现的，并且你是一位称职的项目经理，那么你无法兑现承诺的唯一合乎逻辑的原因就是你太晚知道真相。
项目计划
8Manage PM 项目管理软件为你提供以下项目计划工作流程：
创建活动
首先创建一个工作分解结构 (WBS)，将整个项目分解成更小的、可操作的活动和子活动。例如，产品营销活动可以分解为买家角色研究、选择促销渠道、创建营销材料和上线。然后，经理定义每项活动的工作，例如买家角色研究，并提供详细信息，例如如何收集人口统计数据、何时进行调查以及在哪里整理数据。这可以简化项目的流程。
设置时间线
为每项活动设置开始日期和结束日期。无论活动大小，都必须为每项活动设置符合实际的截止日期。假设你是一名 IT 经理，负责多项服务活动。你必须在项目管理工具中设置每个活动的开始日期和结束日期，以便向用户传达他们的问题何时得到解决。
文档依赖
一些活动和子活动会继续依赖其他活动。例如，在网页设计项目中，撰稿人无法在没有线框的情况下创建副本。同样，设计师需要品牌经理的指导来创建这些线框。8Manage PM 项目管理软件可以帮你跟踪这些变更，并在链条中的一项活动延迟时自动安排依赖。
创建里程碑
里程碑是多项活动和子活动的终点，标志着项目的重要成就。一个里程碑必须有至少一个可交付成果，该可交付成果经由一个或多个干系人检查。假设你的销售团队必须在本季度产生 720,000 元。你可以将此目标分为 3 个里程碑，每个里程碑 24,000 元，每当销售团队达到一个里程碑时，你就知道自己离最终目标越来越近了。
指定负责人
在你确定了活动、依赖和里程碑之后，你需要为每个活动或子活动分配负责人以执行项目。你可以邀请所选 的团队成员来参加项目，进而指定负责人, 并给他们一个简短的介绍，解释他们的角色，并在 8Manage PM 项目管理软件中记录负责人的指定信息。然后，你可以与顶级活动负责人合作，将顶级活动进一步分解为子活动，并重复相同的流程来指定子活动的负责人，或者这可以通过自下而上的方式完成，让每个顶级活动负责人进行自己的工作分解，并为每个子活动指定一个负责人。
分配资源
这是项目计划中最详细的部分，如果没有最新的中央资源数据库，很难把工作做好。大多数项目经理都非常了解日程安排和可交付成果，但并不了解资源分配和使用情况。他们将问题归咎于并非所有资源都向他们报告的生活事实，但这只是一小部分原因。最大的原因是现有的资源管理文献远不及时间和成本管理的文献。换句话说，人们从环境中学到资源管理远不及学到的时间和成本管理。但是，不幸的是，如果资源管理得不好，时间和成本也不会得到很好的管理。
8Manage PM 项目管理软件允许你和活动负责人根据技能、位置和可用性查找资源，并在没有冲突的情况下进行分配。如果存在资源冲突，8Manage PM 项目管理软件将帮你解决。
项目执行
8Manage PM 项目管理软件为你提供以下项目执行工作流程：
跟踪进度
跟踪项目中活动的进度至关重要。它决定项目是否会在截止日期前完成。如果你是服务中心的运营经理，执行日常活动对你的业务至关重要，你必须确保你的团队按时登录、完成服务请求并按时更新服务请求的数量。不检查这些事情将导致灾难性后果。同样，每个项目都会有日常活动，检查这些日常活动以便及时执行至关重要。
每周报告
每周报告，尤其是通过实时仪表板，让你全面了解每个活动和整个项目的进度。每周报告还让管理层和客户了解项目的最新进展。这有助于避免意外的发生。
识别瓶颈
很多时候，你会发现你的同事被困在某项特定活动中。也许他们需要有关如何执行活动的必要信息或指导。与面对面或通过电子邮件相比，在活动中进行对话更加有效。因为沟通总是在活动的背景下进行。这也可以防止误传。
定期沟通
有效项目沟通的先决条件是单一事实来源 (SSOT)，它是最新范围、时间、成本质量、资源、沟通和风险数据的实时聚合，这些数据可以相互影响，从最低级别的活动到最高级别的活动，再到项目。一旦你设置了 8Manage PM 项目管理软件并获得了能够洞察实时问题的 SSOT，你就可以与你的团队定期举行远程或面对面会议，讨论成就、问题和解决方案。你还可以借此机会提高团队的士气并保持他们的积极性。
实时交谈
如果你的团队遇到问题，他们应该能够通过实时对话和协作立即解决问题。例如，如果团队成员面临挑战，他可以立即在活动内标出能够寻求帮助的同事。8Manage PM 项目管理软件同时提供即时通讯机制（如即时通讯）和异步通讯机制（活动评论，系统会自动将其转换为电子邮件发送给活动的干系人）。
与外部干系人互动
外部干系人，例如你的客户和合作伙伴，需要定期了解项目的进展情况。以下是你可以使用 8Manage PM 执行的操作：
为他们提供外部用户登录以访问项目数据——假设你正在管理一个软件产品开发项目。你可以在 8Manage PM 项目管理软件中邀请你的客户和合作伙伴，并授予他们对功能和信息的适当访问权限。例如，如果你的干系人担心产品开发进度，说明迄今为止实现的产品目标和剩余工作量的产品燃尽图将会让干系人放心，该项目正在按计划进行。
有效管理变更
范围蔓延是每个项目的一部分。这是无法避免的。你的干系人必然会提出额外的请求，这些请求肯定会影响你的预定活动。你可以使用 8Manage PM 项目管理软件记录变更请求，并了解这些变更和变更影响。这样做你就能知道在项目生命周期中适合新请求的位置，或者你必须说“不”。变更管理并不神奇，反而为你提供影响力和现实的时间线信息，以便你和你的干系人一起做出适当的权衡。 维护的方式确实很多
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