采购人须知：快速创建采购订单的简单方法
采购订单是买方向供应商发出的具有法律约束力的文件，目的是向后者确认购买产品或服务的意向。供应商收到采购订单后，会提供订单确认书以确认接收该订单，并承诺按照订单的条款和条件提供所需的产品或服务。但在供应商提供验收之前，采购订单不具有法律约束力。谁准备采购订单？
采购订单一般由买家或组织的采购部门负责创建。
创建采购订单的个人或团队通常熟悉采购流程并了解企业的需求和预算。他们甚至负责从不同供应商处获取报价、协商价格并确保采购遵循企业的采购政策和程序。
有时，采购订单也可能由企业中的其他人（例如部门经理或项目负责人）发起，然后发送到采购部门进行处理。但最终，发起请求的采购部门或个人有责任确保采购订单的准确性和完整性。https://qy.ctoutiao.com/uploads/2023/07/11/1689065936582714.png如何创建采购订单
创建采购订单主要有两种方法，下面来简单介绍一下：
1、手动采购订单流程
顾名思义，手动方式是指用纸质表格、Word或电子表格模板、PDF等其他方式创建采购订单。
手动采购订单流程的主要问题是，创建采购订单的时间太长。当订单量较少时，手动方式还能应付，但随着采购订单数量的增加，这种方法就行不通了。
一般来说，每月的采购量超过10个采购订单时，使用自动流程创建采购订单更为合适。
2、采购订单系统的自动化流程
采购系统使你实现自动化采购流程，无需创建手动订单。
该系统加快了流程，并有助于合规性。因为所有采购订单的审批都被记录在一个地方，供审计人员使用。你可以很容易地根据采购金额控制工作流程，以便企业中的适当人员批准采购。
创建采购订单的步骤
每个企业都遵循典型的流程来创建采购订单。但并非每个人都要遵循七步流程，你可以根据你的需要作出改变。
1、确定需求
确定你需要采购的东西和数量，编制一份物品数量清单。例如，一个办公室经理需要采购办公用品，或者一个 IT 经理需要为新员工购买一台笔记本电脑。
2、供应商评估
寻找合适的供应商来提供你所需的产品或服务。这可能是一个现有的已批准的供应商，或是以前没有联系过的全新供应商。对于经常购买的物品，如办公室和 IT 用品，大多数企业都有首选供应商。
3、请求报价
接收供应商提供的产品或服务的报价。这一步的流程可以很简单，例如对你要购买的产品或服务请求三个出价；也可以详细到包括 RFP（征求建议书）。
然后，供应商会回应你的信息，如定价，交货日期可能是什么时候，以及他们在该时间范围内可以交付的数量。服务也是如此，例如，何时交付服务以及他们可以交付服务的条件。
4、供应商选择
这个过程包括审查供应商提供的报价或估算。在比较报价后，挑选出最适合你的预算并提供j较佳价值的供应商。
5、采购订单的创建和批准
这一步包括使用模板或软件创建采购订单法律文档。文档内容包括很多细节，如供应商的名称和联系信息、项目和数量、交货日期以及付款条件。采购订单将送交财务部门和其他利益相关者批准，以确保预算适当。
6、发送采购订单
通过电子邮件、传真或邮件将采购订单文件发送给供应商。请务必保留一份副本作为记录。
7、订单确认
这一步主要是与供应商跟进，确认收到采购订单，并确保物品将按时交付。这步骤很关键，因为供应商往往不处理采购订单的细节。你可能认为供应商会按时发货，但实际上他们很可能从未确认过订单。
结论
创建采购订单可能听起来很麻烦，但这对于管理企业的采购活动至关重要。现代采购管理软件8Manage SRM凭借其采购自动化工具简化了流程，并避免可能导致业务运营中断的问题。
8Manage SRM专为快速部署和易用性而设计，可让你轻松实时监控每个采购订单的进度。系统会实时记录采购订单的整个执行过程，所有的执行问题都可追溯缘由。
● 采购订单的生成：由采购计划直接生成采购订单，也可以直接从框架合约中添加采购订单
● 采购订单的审批：按需设置采购订单的审批流程，可通过手机或邮件审批和查看采购订单
● 采购订单的价格：提供采购价格与基准价的差异提醒，采购成本超支预警
● 采购订单的发货：可按需设置发货计划，支持分批发货
● 采购订单的发票：可自动在已审批的采购订单页面生成采购发票并发送给采购负责人
● 采购订单的付款：可按需设置付款安排，支持分期付款，也支持根据付款安排和收货单生成销售单并依此进行付款
借助 8Manage SRM，你可以自定义采购订单以满足你的业务需求和工作流程。此外，其用户友好的界面使任何人都可以轻松创建和管理采购订单，而无需进行大量培训。最为方便的是，软件还能与你的会计软件系统集成，让你实时了解支出。
如果你准备简化采购流程并提高效率，8Manage SRM采购管理软件就是你的理想工具。
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