项目管理软件：5步让新手项目经理更快上手工作
一个项目包含多个相互依赖的元素，这些元素组合在一起才能成功交付结果。项目经理是优化团队工作并管理相关成本的催化剂。换句话说，项目经理处于执行、沟通和有效交付项目的中心。对于刚刚新任项目经理的你，本文将介绍一些项目管理基本要点，帮助你奠定坚实的起点。
项目经理负责什么
项目经理是项目管理计划的协调者，确保充分发挥关键人物和资源的潜力，在最佳时间内完成目标。
项目经理的主要职责包括：
1. 团队组织
项目经理应确保为工作配备合适的人员，并在最需要的时间和地点利用团队成员。他们需制定计划，引导每个人完成任务和实现目标。
2. 时间管理
设定切实可行的截止日期是项目经理的工作，并将这些时间明确传达给团队。
除了设定截止日期外，优秀的项目经理还应该知道，当某些任务有可能落后时，什么时候应该转移资源。
3. 监控项目进度
项目经理制定的最初项目大纲为团队提供了成功的路线图，但这并不意味着不会遇到任何障碍。这时，项目经理将介入并采取纠正措施，确保项目按时、按预算交付。
4. 编制和管理报告
优秀的项目经理都知道，项目结束后的报告必不可少，不仅能确保所有项目要求都得到满足，还能改进未来的方法和计划。
5. 项目预算和成本估算
按时交付符合预期的项目固然重要，但如果超出了项目预算，项目也可能会被视为失败。项目经理应该知道如何编制、管理和确保预算不超出估算。
如何制定项目管理计划
要制定项目管理计划，在开始之前，需要考虑许多变动因素。
下面总结了五个项目管理步骤，帮助新手项目经理制定出完善的计划，使工作步入正轨，并让客户或利益相关者满意。
第 1 步：与项目利益相关者召开会议
制定项目管理计划的第一步，是安排与利益相关者面对面的机会。项目利益相关者是那些受项目结果影响的人，因此需要向他们汇报任何发展和进展，包括目标、预算、可交付成果清单、暂定时间表等。
第 2 步：设定目标并定义项目成功
清楚了利益相关者想要什么，那就列出这些需求并围绕它们设定目标。这些目标必须可以使用关键绩效指标 (KPI) 来实现和衡量，以便评估项目的成功和缺点。
第 3 步：定义项目角色和职责
接下来，组建一支执行项目的团队：
● 项目经理：谁将构建、执行和管理该项目？
● 项目发起人：谁将拥有并资助该项目？他们将对所有项目任务和目标负有审批责任。
● 项目团队：谁将执行项目任务？在大多数情况下，他们没有审查和批准的责任。
● 行业专家：谁将帮助制定项目范围并设定项目要求？
● 风险分析师：谁将评估与实施该项目相关的风险和挑战？
第 4 步：制定项目进度表和成本估算
确定了可交付成果、目标和团队后，就可以将项目计划的实质内容放在一起：时间表和预算。估算每项任务的成本，包括相关人员的材料和小时费率；制定一个项目时间表，其中包括任务及其所有时间估计。
第 5 步：向利益相关者展示你的计划
收集了项目计划中所需的所有内容后，请向利益相关者展示流程。如果需要进行更正，只需记下潜在的变化，重新评估你的项目计划，然后让利益相关者审批通过。
在多数情况下，项目管理计划避免不了变化。
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