提高采购效率：掌握采购订单跟踪管理的关键工具
您的公司是否实施了采购订单跟踪？如果还没实施，现在是时候开始了。
相关研究指出，高效的采购订单跟踪能够显著提升组织的整体绩效。但如果执行不当，采购订单跟踪管理可能会变得混乱。特别是当采用传统方法时，这种情况尤为明显。因此，我们将分享几种实用的采购订单跟踪管理方法。
什么是采购订单跟踪？
采购订单跟踪，是指对采购订单从初步构想到最终交付的全过程进行监控。根据不同商品的特性，多个采购订单可能会在不同的时间点对同一商品进行跟踪。
过去，这种跟踪工作需要通过手动方式完成，通常涉及到大量的纸质文档和沟通上的不顺畅。而现代的采购订单跟踪技术已经实现了流程的标准化，极大地提升了企业的运营效率。
提高采购效率：掌握采购订单跟踪管理的关键工具
采购订单跟踪的传统方法
为了了解多年来采购订单跟踪如何改进，我们有必要先回顾一下传统的采购订单跟踪方法及其运作流程。
例如：某个部门需要增购商品
某部门需要更多纸张，因此他们启动了整个流程。首先，需要确定负责采购纸张的负责人。
步骤 1：联系采购部门
部门需向公司采购部门提出采购纸张的申请。采购人员在确保采购成本符合预算后，才能继续执行采购流程。
步骤 2：采购部门填写采购订单
当部门经理评估并批准了预算，采购部门就会批准并填写采购订单，并向公司指定的纸张供应商发出。
步骤 3：采购订单跟踪信息的发送
采购部门将填写好的采购订单手动发送给纸张供应商，一般通过邮寄方式完成。随后，由供应商负责将纸张交付至公司。
步骤 4：部门可查询订单状态
供应商收到采购订单后，部门可通过电话联系供应商，提供采购订单编号，并询问订单的交货进度。
为何采购订单跟踪的传统方式已过时
因其速度缓慢且效率低下，传统的采购订单跟踪方法已不再适应现代商业环境的需求。特别是当业务量增加时，传统的手动方法往往会变得难以管理、耗时且容易引发人为错误。
随着现代技术的发展，采购订单跟踪的各个环节实现了加速。以下是现代采购订单跟踪对注重速度与效率的企业具有重要意义的原因。
1、处理速度更快
现代采购订单管理系统，如8Manage SRM，允许部门通过电子方式快速提交采购订单，这些订单能够即时发送至相关部门和供应商。
由于8Manage SRM系统内置了自动化功能，订单一旦提交，就会自动进行整理和归档，大大减少了人工干预，提高了处理速度，确保了订单处理的及时性和准确性。
2、标准化表格
在采购订单管理软件中，大多数表格对多数供应商来说是统一标准化的。这意味着采购人员可以轻松地为供应商创建订单，而无需担心格式问题。此外，这些表格会自动排序和存储，确保了数据的一致性和可访问性，提高了整个采购流程的效率。
3、成本效益更高
从宏观层面来看，如果整个采购流程采用数字化方式，其成本将远低于传统的采购订单跟踪方法。首先，它减少了纸质文档的使用，节省了打印和存储成本。其次，自动化的流程减少了人工操作，降低了因人为错误而导致的额外成本。此外，通过提高处理速度和准确性，系统有助于减少延误和错误，进一步降低了成本。
从更广泛的角度来看，数字化流程为每一位相关员工节省了金钱、时间和资源。
4、简化跟踪过程
在传统的采购订单跟踪中，采购人员需要不断地与供应商沟通，才能获取订单的最新状态。现代采购订单管理系统通过集成的跟踪功能，简化了这一过程。
借助8Manage SRM这类全面的端到端采购管理软件，用户可以直接从仪表盘上查看订单的实时状态，并在整个跟踪过程中获得高度可视化体验。
使用8Manage SRM跟踪采购流程与采购订单
企业可使用8Manage SRM采购管理软件来简化采购流程，通过全方位的采购订单执行管理，完成采购订单的生成、审批、价格、发货、发票及付款，确保采购顺利进行。
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- 订单创建：可直接从采购计划或框架合约中创建订单；
- 审批流程：可设置审批流程，快速审核所有订单；
- 订单发送：订单可通过供应商平台或邮件自动发送给供应商；
- 价格监控：可以设置价格差异提醒和成本超支预警；
- 发货计划：支持分批发货，自动生成发票并实现三向匹配；
- 付款安排：支持分期付款，根据安排生成销售单进行付款；
- 概览页面：集中管理所有订单，自动调整价格匹配采购量。
除了订单管理，8Manage SRM采购管理软件还涵盖了整个采购流程，包括供应商的全周期管理、在线电子招标和合同管理。系统为企业提供了一个高效、准确、透明的采购管理平台，优化了整个采购流程的时间效率，并确保每笔付款的合理性。详细方案可联系我们申请免费试用。 很不错的数据！
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