8Manage

当我们负责组织、管理和跟踪多个项目时，如何才能取得成功？

1、优先处理紧急的事情

首先，列出每个项目最重要的内容。你的项目会有不同的优先级，而这些项目中的任务也会有不同的优先级。哪些是真正重要的，哪些只是锦上添花？马上确定这一点。然后，你可以围绕项目中最关键的任务来计划你和团队的时间。

2、使用合适的项目管理软件

项目管理软件可以帮助你在整个工作日内管理不同的项目、安排会议和委派任务。选择合适的项目管理软件有助于有效规划、报告、时间跟踪、团队协作和资源管理。

8Manage PM项目管理软件为企业同时管理多个项目提供了全面的解决方案。它简化了项目工作流程，促进了协作和沟通，并为项目数据提供了单一的真实来源，使企业能够更有效和高效地管理项目。

集中一个平台，轻松地同时监控多个项目

分配任务，实时跟踪进度及时采取纠正措施

将资源分配给不同的项目并监控资源利用率

提供协作工具，团队成员能够交流和共享信息

帮助企业生成有关项目进度和绩效的报告

利用8Manage PM这样的端到端项目管理软件还可以深入了解如何改进流程以获得更好的结果。

3、利用时间阻塞

时间阻塞是一种很有价值的技术，可用于提高工作效率，并且在管理多个项目时效果很好。将多个任务一个接一个地分层（而不是同时进行）确保成功完成。

时间阻塞的作用是迫使你在一天中为一个特定的原因划出时间，然后坚持下去。只要确保你的团队知道不要经常打断你。

4、为100%的专注创造空间

你需要什么来保持专注？如果明智地使用你的时间块，你可以在项目上有更高的生产力。这意味着要专注于你的优先活动。

有些人喜欢在背景音乐中工作，有的需要明亮的灯光、咖 啡 因来集中注意力。知道什么对你保持专注有用，并使之成为现实。

5、剔除你的工作量

注意你的工作量，为你知道的事情做计划。在一周中的某一天，把你的待办事项清单或项目计划表集中起来，审查关键任务以及它们将花费多长时间。

6、叠加你的项目规划

使用项目管理软件很容易做到这一点。你可以总结主要里程碑或工作阶段，看看有什么影响。寻找几个项目有关键可交付成果到期的几周，或者你可以预测将会感到紧张和压力的地方。

知道这种情况的到来可以帮助你更好地准备。你也许可以转移一些工作，以平息繁忙的时间，或者提前做一些工作，获得额外的帮助或计划紧迫的日程安排。

7、跟踪你的进展

当你管理多个项目时，很容易就会落后于人。密切关注你在任何活动上花费了多少时间。使用项目管理软件的时间跟踪功能，只是做个记录。如果一个项目占用了太多的时间，而其他项目却因此受到影响，你很快就会感觉到。

每周抽出一些时间来审查你的进展，并评估每个项目的情况。

8、了解什么是灵活的

有些日期是固定的，你知道项目发起人不会让你改变它们。其他日期则有一点回旋余地。如果你知道哪些任务属于哪一类，就可以更容易地调整工作。

9、保持有条不紊

计划很重要，但在你的任务中保持有序也很重要。

使用流程、系统和工具来保持组织性，这样你就可以随时找到与特定项目或客户有关的文件和计划。确保你可以很轻松地获得与项目有关的时间表和待办事项清单。

10、管理他人的期望

有的时候，你无法为每个人完成所有的事情。让项目发起人和经理知道你什么时候有空，以及你计划什么时候完成工作。

如果由于任何原因，你无法履行这些承诺，请尽快让受影响的人知道，同时修改你何时完成他们的任务的估计。这将使每个人都处于沟通循环中，并且每个人都知道在任何给定时间会发生什么。智能规划也意味着智能沟通，所以不要忘记成为合作者。

以上是管理多个项目的一些实用技巧。特别是借助专业的项目管理软件，如8Manage PM，这类软件允许你创建多个项目，并为每个项目分配任务和截止日期，从而使你能够轻松地跟踪每个项目的进度。当你必须管理多个项目和最后期限时，效率、专注和诚实是提高生产力的关键。

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