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在项目管理中，错误分配项目资源会导致成本增加、上市时间推迟、交付成果不合格以及客户满意度降低等负面结果。难怪，资源管理一直被认为是刺激或阻碍业务增长的关键杠杆。它既可以推动项目向前发展，也可以使已取得的成果出现倒退。因此，正确地分配项目资源对业务成果具有重要的战略意义。


资源分配盲点


资源分配就是分配时间和人才，使资源为企业带来最佳投资回报。然而，说起来容易做起来难。在分配资源时，有太多的因素和风险在起作用。


1. 成本


人才并不便宜，使用的每项资源都会给项目预算带来成本。如果想平衡收支，就需要明智地分配资源。


考虑可用资源的小时费率，以及他们的技能组合和专业水平。你可能需要投入大量资金才能获得实现项目目标所需的技术资源。

2. 可用性


资源分配就是在正确的时间、正确的地点安排正确的人员。为此，你需要规划项目的关键路径，了解不同阶段所需的资源，然后再根据不同资源的可用性进行匹配。


你可能寄希望于资源 A ，但如果在需要时，他们不可用，那么与其拖延进度，不如使用资源 B。


3. 依赖关系


为项目分配资源时，需要了解这些依赖性。否则，你可能会预订想要的资源，但他们却在等待其他人先完成任务时无所事事。


4. 工作负载


工作负载涉及容量、可用性、休假时间、依赖性等等。这是关于一个人是否有太多事情要做的大局。


如果想达到人员和生产力的最佳平衡点，那么对影响资源的因素具有完全的透明度和可见性非常重要。


项目资源分配的技巧


成功的企业都有一套资源分配战略，指导他们如何分配资源和安排员工时间的优先次序。以下是在企业中有效分配资源的五个技巧。


1. 避免分配不足或分配过度


人不可能每时每刻都保持百分百的精力。涉及到劳动力资源工作量分配时，应将目标设定为：约80%的时间用于计费/项目工作，留出20%的时间用于行政和其他必要工作。


而在这80%的计费工作中，应该让人员保持80%的工作能力。这是资源在舒适且高效的水平上工作的最佳点，既能为企业赚钱，又不会产生倦怠或厌烦情绪。


2. 不要过度投资可能失败的项目


并非每个项目都能成功。项目失败的原因有很多：野心过大、资金不足、客户不能及时提供意见。如果感觉某个项目注定要失败，就不要对它进行过多投入，保持资源分配的精简。


公平地分配项目所需的最低可行资源。也就是说，不要因为资源不足而注定项目失败。但是，在可能看不到任何投资回报率的情况下，请不要在顶级项目团队上浪费预算。


3. 分配 MVP，发挥最大影响


MVP 是你最看重的角色，他们能用自己独特的经验为项目带来比大多数人更多的价值。这些 MVP 可能会给项目带来高昂的成本。但相对其他人，他们往往更有技能和经验，工作得更有效成效，从而节省开支。


这些 MVP 应分配给那些对业务最有潜力的项目，无论是在成功、创收方面，还是在战略契合度方面。确保制定了相关流程，以确定 MVP 时间的优先级和分配方式，从而实现最大效果。


4. 不要在关键路径上偷工减料


关键路径是成功完成项目的路线图。每一件需要发生的事情，都要按照顺序完成。如果为了节省时间或预算而偷工减料，可能会适得其反，导致整个项目失败。


使用基于数据的估算技术来了解项目要求，制定切实可行的路径，并为其提供适当的资源。


5. 保持活力


麦肯锡在其关于资源分配的常青报告中指出，主动重新分配资源可以增加回报。他们发现，动态地将资源（资金、人才和管理注意力）重新分配到优先领域的企业，其回报率明显高于那些没有重新分配资源的企业。


要有效做到这一点，需要一种方法来快速评估和了解不同方案和资源分配的影响。这样，管理者可以将资源重新分配给产生最大影响的项目和活动。


通过更细致地了解技能和预测未来需求，企业可以优化客户交付并提高整体参与度。

为项目分配资源的工具


8Manage PM是全能的项目管理软件，集需求、资源、成本、时间、风险、质量一体化管理，可以轻松创建资源完善的项目。系统提供了一些做出更明智决策的资源分配工具：


· 资源库：集中记录资源、技能、资历和成本，这样就能为任何项目或活动找到合适的人员，而不会浪费预算

· 资源日历：显示可用资源实时视图的日历，让你可以看到哪些人可以加入团队

· 利用率报告：显示资源利用率的报告，谁的资源已被充分利用，谁的资源利用率不足或过高，说明你对资源的优化程度

· 容量图表：直观了解总体容量负载，告知你可以放心承接哪些项目，需要招聘哪些紧缺职位

· 资源调度工具：为项目计划分配资源的拖放工具，便于建立资源模型，并根据预算和进度进行优化


更为难得的是，8Manage PM能提供实时数据。你还可以使用它来管理项目，将实际时间和支出与预测进行比较，并根据需要动态地重新分配资源。


更好的资源分配意味着更好的业务成果。8Manage PM项目管理软件通过提供一个集中的平台来分享项目相关信息、更新和反馈，使每个人都能共同完成任务，并实时分享反馈。

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很不错的项目！