8Manage

假设你已经规划了一个项目，分配了任务，并设定了预计完成日期，要处理的事情千头万绪，这种情况下，你会希望在跟踪每项重要资源时都能更轻松。

其中，一个不容忽视的重要细节就是工时表。

工时表是每个员工如何度过工作时间的日志。它可以帮助你跟踪员工完成任务、完成项目或处理客户管理所需的时间和最主要的花费。

如何创建工时表

手动创建

虽然很老套，但还是可以使用 Excel 电子表格或纸质工时表（甚至白板）来跟踪与工时相关的任务，例如：

● 项目花费的时间
● 花在特定任务上的时间
● 花在客户会议上的时间
● 打卡、计费、休假或工作时间
● 承包商在最后一刻加入项目的时间

不过，选择纸质模板或电子表格会延长时间跟踪过程，事情变得更加繁琐，而且容易出错。项目经理也很难对数据进行分析。如果项目中的事情出了差错，没有任何参照物可供追究责任。

工时表软件

工时表软件可以改变游戏规则，它的好处包括：

● 将原本用于跟踪工时的时间减少一半
● 经济高效地管理所有项目
● 方便查阅记录
● 摆脱老式工时表导致的纸张堆积

更进一步的话，还可以使用8Manage的移动工时表功能，在外出办公途中进行时间跟踪。无论员工身在何处，都可以访问日程表，记录工作时间，因此项目经理可以详细地实时了解团队的时间和项目进度。

如何管理工时表

设置好工时表后，下一步该怎么做？下面介绍如何管理员工工时表并提高工作效率。

1.设定期望值

最好的开始是设定明确的团队期望。在设定期望值时，准备好回答以下问题：

● 员工应何时提交工时表？
● 他们应该如何标记每个条目？
● 如何跟踪客户时间？
● 如何跟踪和支付加班费？

设定期望值并预测所有工时表问题，可以自动减少团队中不必要的来回奔波。将第一步与自动化（如使用工时表提醒）相结合，将产生强大的效果。

2.时间分类

并不是所有花在不同任务上的时间都会被计算在内。要求团队成员将他们的工时分为计费工时和非计费工时，以便更好地了解项目范围。在对时间进行分类时，还要考虑提交病假或加班时间的工时表。

合适的工时管理软件能让时间分类变得简单。与其让团队成员记住如何管理和分类他们的每一个工时，不如使用自动化、规则和预设，让他们有一个可靠的地方来正确跟踪和标记时间。

3.使用工时表自动化

想简化时间输入流程，自动化是最好的选择。例如，8Manage工时表软件可让你为指定时间的项目设置预填时间模板。在此基础上，员工只需反复检查准确性并提交日志即可。

这样既能提高准确性，又能节省宝贵的时间。你还可以尝试通过电子邮件为忘记提交在线工时表的团队成员配置自动提醒功能。

4.由一人审批工时表

让一个人负责时间跟踪任务，是管理工时表的一个简便易行的方法。这有助于提高准确性和问责制。

这个人可以是项目经理或人力资源部门的人员。他们应该每周查看工时表，确认其准确性。8Manage工时表软件的时间跟踪经过专门设计，以便时间跟踪监督不会占用你半天的时间。

5.分析工时表

如果不对工时表进行分析，工时表也不会发挥太大作用。

开展下一个项目时，请先花时间查看工时表的各项指标，如平均活动时长、计费工时与非计费工时、实际工时与预算工时、资源、分配给合同工作的时间，甚至与客户相处的时间。

例如，如果一个项目有 50 个小时的预算，但实际花费了 35 个计费小时和 20 个非计费小时，那么可以看看如何减少行政任务（或提高费率）。

让工时表管理变得简单

工时表管理不一定是件麻烦事。8Manage工时表通过其自动化和实时审计跟踪的特性，可以更高效地管理员工工时。

该软件支持定义项目和非项目的工作类型，并根据不同类别来跟踪员工的时间，同时8Manage提供了灵活的审批流程和强大的报告功能，使管理者能实时监控项目进度和员工的工作负荷。此外，8Manage工时表还能帮助管理者估算成本，并将其与执行期间的实际成本进行比较。

在移动工作方面，8Manage工时表软件的移动程序可实现无缝的时间跟踪。员工可以通过手机轻松上下班打卡和填报工时。这有助于改善客户沟通、定价和分配资源，也是企业给客户提供最准确估算所需的数据。

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