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说到初创企业，人们往往会联想到一个宽松的工作环境，缺乏严格的流程规范，以及公司收入的迅猛增长。这种快速增长可能会被认为会导致工作流程的无序和缺乏结构，使得员工在决策上具有较大的自由度，例如在采购方面。

在这种情况下，受影响最为显著的部门之一便是采购部门及其相关流程。设想一下，各种沟通渠道充斥着来自员工的请求，他们需要各种物资、发票、设备等资源。随着公司规模的扩大，这种需求和压力似乎会不断增加。

然而，这种看似不可避免的压力增长实际上并非不可控制。通过引入更为系统化的管理方法和采购流程，企业可以有效地应对增长带来的挑战，确保资源的合理分配和使用，从而维持企业的有序运营和持续发展。

建立结构化采购流程的技巧

技巧 1：制定采购流程规则

在企业运营中，确立一套明确的采购流程规范至关重要。这不仅涉及到根据合同的成本和重要性来设定审批等级，而且还需明确审批流程的责任分配。

具体而言，必须指定审批采购请求的具体人员，以及确定对合同负有最终责任的个体。这些措施对于有效追踪和管理活跃供应商关系具有决定性作用，确保采购活动透明、有序，并与企业的整体战略和目标保持一致。

技巧 2：敏捷工作

敏捷是初创企业的关键词，同样适用于采购流程的优化。结构化流程的设计不应被视为限制发展或降低采购灵活性的手段。相反，它应被视为一种确保适应性和效率的机制。

在业务发展过程中，经常会遇到超出常规操作范围的紧急需求，这一点在快速成长的公司中尤为常见。

团队成员应保持开放的心态，愿意在必要时提供跨职能的支持。例如，负责设施管理的团队成员在寻找设施供应商时可以发挥关键作用，而信息技术团队在处理软件和硬件需求时也能提供宝贵的帮助。通过跨部门合作，如邀请他们参与供应商谈判，可以充分利用他们的专业知识和洞察力。这不仅有助于发现潜在的问题和技术需求，而且可能激发出新的创意和解决方案，从而为公司带来更大的价值。

技巧 3：确定采购流程步骤

企业必须对采购流程进行细致的规划和明确的定义，确保流程的每一步都得到妥善执行。从公开请求的发起到产品或服务的接收，再到与请求者进行沟通更新，整个流程应当有条不紊地进行。

在设计流程图时，应深入考虑以下关键问题：
● 审批流程是采购流程的一部分还是独立流程？
● 何时批准采购最为适宜？
● 谁来审批申请？
● 如果申请未获批准会发生什么？
● 流程中是否有任何预算需要核实？
● 流程的预期输出结果是什么？
● 预计整个采购流程持续多长时间？
● 还有哪些团队参与其中？

尽管采购流程可能因企业而异，存在多种变化，但通常包括以下几个基本步骤：
● 接收采购请求
● 谈判和询价
● 批准供应商或销售商
● 批准并发出采购订单
● 接收货物或服务的交付
● 完成付款流程

通过明确这些步骤，企业可以确保采购流程的透明度和效率，同时为可能出现的任何问题提供解决方案的基础。

采购流程管理所需工具

鉴于采购流程的多样性和复杂性，拥有一款具备高度灵活性的工具显得尤为关键。

8Manage SRM采购管理软件不仅能够支持企业根据自身需求定制独特的采购流程，而且能随着企业的发展和市场环境的变化而不断优化。这确保了企业在面对不断变化的业务需求时，能够维持采购流程的适应性和有效性。

● 自动化从接收采购请求到付款的整个流程，减少手动操作；
● 设定审批流程，明确审批层级和责任人；
● 实时记录采购订单的整个执行过程
● 完整的供应商管理，包括评估、选择和绩效跟踪；
● 实时监控采购预算使用，主动支出分析
● 跟踪及管理合同条款，确保合同执行的合规性
● 实行三向匹配，端到端管理付款流程

8Manage SRM可以详细记录采购过程中的每一个环节，还提供丰富的采购数据报表和分析功能，使企业管理层了解采购业务的状况和趋势，为企业的战略决策提供有力的数据支持。

通过这些功能，8Manage SRM采购管理软件不但提高了采购流程的效率和透明度，还帮助企业实现成本节约，优化资源配置，并加强了对整个供应链的控制。

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