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采购流程是一系列复杂的工作流程，跨越不同的系统、部门和业务运营单位。由于这种复杂性，它也很容易出现错误、风险和代价高昂的低效率。而这正是现代化采购的用武之地。

现代化采购是利用技术提高效率，帮助建立更灵活的采购流程。这样做的好处包括节约成本、改善决策和风险管理。

什么是现代化采购？

现代化采购流程使用技术或采购解决方案（如低代码自动化或业务流程管理软件）来解决常见的采购难题。

现代化采购将持续改进流程作为优先事项，并利用技术来协调流程、增加节约，并创造无缝、可靠和简化的流程体验。

从某种意义上说，现代化采购既是一种直接行动，也是一种长期实践；既是利用技术提高采购功能和效率的行动，也是不断寻求使流程现代化并保持竞争力的实践。

如何在企业中实施现代化采购

实施智能的现代化采购，最佳做法包括通过采购管理软件将重复性的人工采购到付款任务自动化和简化。实施解决方案后，确保员工可以轻松使用，并随着时间的推移不断调整系统和目标。

企业可按照以下步骤实施现代化采购：

1、从小规模开始

在实施之前就对变化感到不知所措，尤其是在完全重新设计流程的情况下，是实施现代化采购的一大挑战。

这种态度会影响工具的采用和结果。限制考虑实施的计划数量，先从较小的规模开始，然后再进行较大的改进。从单个流程或工作流程开始测试，或者从最需要关注的地方开始测试。

此外，确保流程的可扩展性也是非常重要的一步。随着业务的发展，企业的采购也会随之发展，它需要做好快速调整的准备，并与企业一起成长。因此，选择一款可以灵活定制流程的软件工具非常重要。

2、绘制并分析采购流程

绘制流程图包括确定每个工作流程中的顺序步骤，以及完成每个步骤所需的人员、工作和工具。

这是了解情况和寻找改进机会所必需的，因此也是实施现代化采购的第一步。绘制人员、流程和工作图后，分析每个步骤和工作流程，找出效率低下、重复性工作或不规范之处。

为了有效实施现代化采购，最好从 “清理 ”采购流程开始，确保变革和优化取得成功。

3、清理、集中和分类数据

数据是现代化采购的核心，因此首先要收集、分类和分析组织记录。这将反映趋势、差距或机遇，此外还能按团队、部门或业务领域提供公司模式的全貌。

同时，不要忘记创建原始数据和可视化数据的记录，以便在以后的流程中共享或参考。

4、将手动和重复性工作流程自动化

工作流程自动化是指使用软件完成工作活动。它能提高工作流程的准确性和一致性，并为更高效的流程提供动力。

最重要的是，它能简化人工流程，最大限度地减少产生特定结果所需的劳动量。

工作流程自动化的内容包括：

● 采购申请接收和审查
● 采购订单
● 发票审批
● 合同与合规管理
● 供应商绩效管理，以及
● 团队或流程之间的工作交接。

5、利用软件集成

最好选择能够与现有技术堆栈轻松集成的采购管理软件。将所有采购活动整合到一处，可为员工和供应商提供无缝体验。这样做还能防止电子表格泛滥、信息缺失或人工干预导致的错误。

6、采用端到端的采购管理软件

8Manage SRM是一款业务流程自动化解决方案，可帮助企业实现端到端采购流程自动化，并显著提高效率、生产力和产出。

该软件灵活、可扩展且用户友好，通过整个采购价值链中的一系列工具帮助团队加强协作、分析和参与，集中和简化供应商管理、合同生命周期管理、采购订单、电子投标、搜索和报告等。使用 8Manage SRM，团队可以做到：

● 从源头控制采购需求与计划
● 供应商资格审核和绩效跟踪
● 支持电子招标、询竞价等多种寻源方式
● 自动校验采购预算，所有账目实时汇总
● 实时追踪合同的生成、接收、审批和执行
● 记录与跟踪交付的具体进度与状态
● 支持不同的付款方式，实行三向匹配

建立可扩展的高效采购流程

业务流程会随着时间的推移而演变，采购流程也不例外。重要的是团队如何处理变化并适应实时需求和竞争对手。8Manage SRM采购管理软件可让团队控制其采购流程，获取准确数据以衡量、控制和改进业务成本优化。该软件的可视化界面让实施变得易如反掌，而其完整的工具箱功能和选项则为企业提供全面的可视性和控制。

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