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我们为什么需要供应商管理？

谈到为什么企业需要供应商管理，我们需要认识两个要素：
◇ 评估供应商是否按照组织的需求完成工作
◇ 在供应商的整个生命周期中，与供应商合作，识别需要改进的地方

这两个要素主要强调为什么我们需要供应商管理——确保我们针对相关需求从供应商那里获得最大价值，考虑到对供应商投入的资源。为了最大限度地利用供应商的服务，跟踪和衡量他们的绩效非常重要。通过定期的沟通和反馈，组织与供应商建立透明的关系，这有助于通过快速解决方案找到需要改进的领域。

既然我们理解了为什么需要供应商管理，下面让我们看看它如何给组织带来好处：

1.供应商数据

挑战：

不少企业的供应商数据仍保存在ERP、AP等独立存在的系统中，其供应商数据仍然零散且管理不善。没有好的数据，企业将缺乏洞察力和可操作性。

建立一个坚实的数据基础需要两个关键东西：协作和自动化。数据质量是一个企业范围的问题，任何可持续的解决方案都必须是跨职能的。采购部门应该与公司中能够访问重要数据的其他团队合作，适时解决问题。
  
当采购与组织中的其他团队协作时，数据量可能很大。寻找数据需要时间，而且随着数据量呈指数级增长（一些研究称每年增长40%），收集数据所需的时间也在增加。数据是一种短暂资源，为了跟上时代，公司需要自动化。对于需要由供应商手动更新的门户，信息实时不太可能, 坚实的数据基础需要自动化。有了坚实的数据基础，就需要收集、分类和分析来自整个组织的质量数据。无论您的组织需要削减成本、提高效率还是快速扩大产出，供应商支持的敏捷都需要准确的供应商数据。

解决方法：

使用类似 8Manage SRM 的实时供应商管理软件，全面收集供应商数据。这类系统既能实时将所有供应商质量数据（包括基本信息、资格审核信息、投标/报价/竞价资格预审、合同/交收/付款、绩效信息）和相关文档保存在同一个数据库中，又能自动跟踪和存储审核结果和 KPI 信息（如迟交率及时长、拒收率及数量）。

2.商品的质量和准确性

挑战：

商品的质量和准确性问题是买家经常抱怨的内容。想象一下，您是国内买家，从国外供应商处采购。商品需要25-35天才能送达收货地址。如果您最终收到商品但商品短缺甚至有些损坏，那么您肯定会很生气。买方和供应商很容易因此产生摩擦。 买方抱怨供应商延迟发货，还出现商品短缺甚至损害的问题。 供应商抱怨买方没有给他们足够的时间下发采购订单通知，甚至还说商品立马要。

解决方法:

8Manage SRM 提供质量协议和计划功能，让您和供应商建立一个商定和粘合的质量标准，那样双方都能对此负责。质量协议和计划减少了混乱并改善沟通，因为每一方都清楚对方的期望以及自身职责。 最重要的是，如果出现问题，您知道自己有什么应对计划。

8Manage SRM 还可以提高供应链的可见度。双方都能知道产品的确切位置。发货途中的问题信息透过 8Manage SRM 被共享，使规划过程更加容易。 采购员/计划员因而能更好地预测交货时间并准确地进行订单计数。

3.服务水平协议 (SLA)

挑战：

一直以来人们认为服务质量很难定义和衡量，因为服务固有的无形性质，且往往是主观体验。因此，供应商通常不会随意向买方作出承诺, 反而就不同的服务水平提供不同的服务价格，况且有些服务水平（如故障发生后，供应维修团队必须一小时内赶到现场）哪怕服务价格更高也不一定能做到。由于上述原因，制定一份服务水平协议（SLA）非常重要，该协议清晰地说明了您将与供应商开展的业务的商定服务规则，并且建立在采购合同的基础上。服务水平协议（SLA）能清楚地向供应商表明您打算在协议有效期内与他们打交道，使他们能够规划业务和资源以满足您的需求。

解决方法：

8Manage SRM 提供服务水平协议（SLA）与罚款管理，您可以按需创建服务适用的服务规则与罚款机制，系统会自动实时追踪实际执行结果并自动计算罚款结果。

8Manage SRM 支持根据服务水平协议（SLA）设置每个可交付成果的衡量指标。在采购合同实际执行过程中，系统会根据质量水平协议实时检测实际交付的偏差，发出偏差提醒，自动计算罚金发出惩罚通知。

4.供应商评估

挑战：

有效的供应商评估过程有以下特征：供应商和买家都容易理解的测量和目标，根据贵公司的战略重点加权的 KPI，与供应商就要应用的测量进行讨论并达成协议，评估测量和结果的图形可视化改进，绩效的认可和奖励制度。上述特征将确保评估过程大体客观，并为您的供应商和您的公司带来好处。

有效的供应商评估不一定很困难，但至关重要的是保持专注并避免犯下可能侵蚀利益的典型错误，其中最常见的错误有:

- 约定的测量值的使用不一致
- 未能向供应商提供有关绩效的定期反馈
- 忽视供应商对绩效讨论的投入
- 未能让供应商参与确定衡量标准
- 使用过于复杂的 KPI 和指标

解决方法：

8Manage SRM 供应商管理软件支持用户按需为被评估的供应商设置绩效评估问卷，系统会自动把问卷发送给用户指定的被评估人，并根据问卷上每个回答的预设分数自动计算结果。

一个好的供应商管理系统可以让你的供应商关系保持正常运转，并避免负面情况和额外成本。8Manage SRM系统有助于管理数据、从各种来源提取信息，并将所有相关部分整合到一起。

自动化你的供应商沟通可为你提供更大的可见性，并保留所有必要的相关信息。在8Manage SRM，所有相关的沟通和合同都会被存储，任何新的信息都会被实时捕获。通过这种方式，您可以保持供应商的沟通清晰、主动和简洁。

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