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项目不是孤立完成的，大多数都需要获得其他资源才能完成，无论是通过购买还是签订合同。项目采购管理是指既有一个填补资源漏洞的过程，又有一种用适当的技术和项目管理工具管理该过程的方法。

什么是项目采购？

在项目管理中，采购是指你需要购买、租赁或与外部资源签订合同，以实现项目目标。与项目中的任何过程一样，这些关系需要管理。

管理这些关系意味着从公司雇佣的外部供应商那里获得最佳质量，以协助其开展业务。与供应商的关系中存在着围绕成本和时间的约束。采购管理是一种更有效地处理采购、申请、订购、加快、检查和协调采购过程的方法。

当你准备好从供应商那里采购商品，项目采购管理就被分解为四个流程：

1、计划采购管理

采购首先在项目规划阶段确定。对于每一个外部承包商，都需要一份工作说明书（SOW）作为一份概述所承包工程的文件。

然而，在签订合同之前，是一份征求建议书，其中多个承包商可以对工作进行投标，项目经理可以从他们的投标中确定谁将获得合同。

这些请求是经过深思熟虑的，因为是整个项目的指导文件，越具体越好。这避免了以后的混乱，有助于制定更准确的计划。

该流程收集在采购管理计划中，包括需求文件、风险登记、活动资源需求、项目进度、活动成本估算等。

为了指导这些决策，有一些工具和技术，比如自制或购买分析，可以帮助确定活动是否需要外部供应商，或者可以在内部完成。寻求专家的帮助、进行市场调查和与利益相关者会面也有助于指导这一决策。

2、进行采购

在完成第一阶段的文书工作后，进行采购阶段是研究返回的投标并确定接受哪个投标的阶段。然而，在决定之前，应该有一个适当的标准来决定哪个投标最适合该项目，并且适合你的物流管理。然后签署协议，更新项目管理计划。

通过与投标人举行会议，掌握评估建议书的技巧，并进行独立评估，以确保投标在正常范围内，从而确定中标人。向你所在领域的专家寻求建议，了解他们的观点，这并没有什么坏处。

你也可以运用一些分析技巧。广告是确保你投放尽可能广泛的好方法，你可以根据所有潜在的投标人来决定。然后是采购谈判，需要调整最终合同以满足你和承包商的需求。你应该使用采购订单记录你订购的商品/服务的价格、数量、交付窗口和付款条件。

3、控制采购

一旦签订合同，这些承包商的管理必须纳入总体管理职责。承包商可能会对预算和进度产生负面影响，从而导致项目偏离轨道或更糟。

因此，定期更新状态对于审查承包商协议、获取进度更新和审查工作绩效是必要的，以确保承包商满足其合同中概述的要求。尽管你雇佣承包商是因为他们是这方面的专家，但你仍然需要监控和跟踪他们的工作，以确保工作按计划进行。

最好签订变更控制系统合同，并定期进行采购绩效审查，包括检查和审计，以确保工作正常进行。绩效报告也有助于让管理者了解情况。支付系统、索赔管理和记录管理系统都需要到位。工作指令必须包括承包商正在执行的工作的所有细节，以便于绩效监控。

4、完成采购

正如有一个开始采购的流程一样，也需要一个到位的流程来完成采购。应在与承包商的初始协议中详细说明已完成工程的构成，因此，任何一方都不应混淆工程何时完成。

保险和担保通常也需要正式免除责任。这可以确保合同的价值和完工日期没有未完成的变更。

采购审核有助于这一过程，并进行结构化的采购谈判。还需要一个记录管理系统来管理采购过程这一阶段涉及的所有文书工作。

8Manage如何帮助项目采购

拥有正确的工具可以使项目管理采购更加有效。8Manage PM提供了丰富实用的功能，让你实时跟踪和管理项目采购。你可以规划采购合同，还能记录采购合同的开始时间和计划结束时间。状态更新，包括采购付款，都会立即反映在实时仪表板上。你可以跟踪承包商的进度，以确保项目按计划进行。

8Manage 采购业务与项目实时连通，通过交易内容（产品、服务及报价等）、采购及付款等合同管理，自动连上供应商、采购计划及供应商的应付款，及时处理付款及发票。所有项目信息集中在一页面，管理人员可以立即关注所有事情，更轻松地管理多个文档和工作流程。不仅可以看到项目是否按计划进行，还可以管理为该项目进行的任何采购。

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