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采购是获取商品、供应品和/或服务的行为。 因此，项目采购是获取项目所需的所有材料和服务。 项目采购管理包括用于确保项目采购成功的过程。

项目采购管理包括三个主要过程：
-计划采购
-进行采购
-管理（或控制）采购

项目管理知识手册 (PMBOK) 的先前版本包括第四个过程，称为密切采购，但它已从第六版中删除。

1、计划采购

成功的项目采购管理的第一步是制定计划。这包括以下方面的规划：

-项目需要哪些材料和服务？这包括材料和服务的所有规格，如最低质量要求。
-你的公司可以提供什么，你应该在其他地方购买什么？这被称为决策与购买决策。即使你的公司可以在内部做一些事情，外包也可能会带来好处，比如节约成本、加快交付等。
-对外部采购的合同要求是什么？
-有规定的交货日期吗？
-想要固定价格的合同还是可以报销的成本？
-是否有关键里程碑要包括在内？
-必须满足的法律条款和条件是什么？
-如何寻找所需材料或服务的供应商？
-是否会发布征求建议书（RFP）？
-有首选供应商吗？
-赢得这项工作的标准是什么？
-如果所有合同要求都得到满足，是否以价格为基础？
-还有其他方法来评估投标人吗？

在规划阶段，确定合同授予后如何处理变更也很重要。比如，当供应商告诉你他们不能按时交货时会发生什么？这个过程的主要输出是书面的采购管理计划，它是项目管理计划的一个附属。

其他输出可能包括：
-RFP表格
-供应商选择标准
-工作说明
-自制或购买决策
-变更申请表或流程文件
-任何添加到风险登记册和风险管理计划中的风险

2、进行采购

这是项目采购管理的执行阶段，是在RFP发布、投标收集和选择的时候。在此阶段将进行任何供应商谈判，然后签署商定的合同。进行采购还包括货物和服务的实际接收和付款。

3、控制采购

控制或管理采购流程的重点是监控和控制项目采购，以确保满足所有要求。这一过程包括两个关键步骤：
-供应商提供的状态或进度更新
-对交付的产品或服务进行质量检查

采购的进度和成本监控也是该过程的一部分。此处监控所有变更及其对整个项目进度和预算的影响。重要的是要考虑，如果一件材料将晚两周，它将如何影响项目进度的其余部分？

项目经理的角色

除非你在一个小公司工作，否则你的公司里很可能有一个采购团队。因此，很自然地会问他们在项目采购管理中的典型角色是什么，以及项目经理的责任是什么。详细信息将取决于你所在的组织和当前的采购角色。一些公司的采购经理与项目经理一起工作，负责这些过程的大部分。在其他情况下，采购团队可能只负责事务性任务。

无论公司的采购管理部门是什么样的，以下是作为项目经理的你要负责的一般准则：

计划过程：作为项目经理，你不会孤立地创建计划。这可能需要整个项目团队的投入，包括采购团队、法律团队（如有），以及公司内的任何其他相关主题专家。这可能包括估算、财务、计划、设计或工程、运营等。

控制采购：项目经理通常不进行采购。然而，你仍然有责任确保采购被适当地执行。这意味着你需要了解采购的状态。如果某些事迟到了，你需要知道它是如何影响你的项目进度的，并适当地缓解它。

如果部门要求之间存在冲突，则由你自行解决。

项目采购管理解决方案

采购管理是一项极其复杂的工作。错误放置的文件、不受监控的成本和缓慢的审批周期最终可能会影响项目或花费您的业务资金。这正是8Manage PM项目管理系统真正可以提供帮助的地方。

○实时跟踪

所有采购数据都会反馈到有关预算、进度和承包商绩效的实时报告中——这意味着管理人员可以灵活敏捷，并在问题变成更大问题之前尽早解决问题。

○自动化工作流程

跟踪采购订单、发票和采购申请，都可以通过8Manage PM软件完成。将这些信息保存在系统上还可以确保你按时将信息发送给正确的人，并提供准确的信息。

○360度视图

8Manage 提供从预算和质量标准到法律合规信息和截止日期的所有内容的 360 度视图，帮助你减少潜在问题的可能性。每一个信息都可以通过一个仪表板进行跟踪，你可以在易于理解的图表中显示数据。

用正确的工具武装自己将使采购管理更容易。8Manage PM将所有这些信息集中在一个平台中，可以更轻松地轻松管理多个文档和工作流程。所有这一切同时确保项目从头到尾顺利运行。

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