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选择一款企业电子文档管理系统（EDMS）时应该关注什么？ 这完全取决于你需要实现的控制、协作和灵活性水平。

然而，有两个关键的电子文档管理系统功能是你应该要关注的。

● 简单配置的工作流程

你可以更轻松地进行协作（甚至是远程协作），并确保你的整个团队，无论他们身在何处，都是在正确的文件和正确的版本上工作。一个好的电子文档管理系统会有审批程序和修订控制，以简化工作流程，确保你的团队的生产力。

● 直观的文档版本控制

一个文档的所有修订和草稿都应该被准确地捕获和管理。你应该能够在不同的设备上使用自动文件版本控制和审计。整个团队必须能够获得最新的、准确的信息，因为这将确保你的文档是安全的并保持数据的完整性。


为了帮助你选择适合的电子文档管理系统，有几个问题需要确定。


1.本地部署还是基于云？


第三方文档管理解决方案可以为你提供高度安全、可配置和复杂的DMS功能，同时让你摆脱规范和开发方面的麻烦。但是，应该选择本地部署还是基于云的SaaS解决方案？

本地部署解决方案要求你使用自己的服务器和存储，这意味着你仍然需要进行自己的维护。但是，你也许可以更加确信所有数据都在你的控制范围内。

基于云的解决方案通常更加敏捷和灵活。但如果你使用一个基于云的解决方案，它是如何设置的？你是否得到了像虚拟私人服务器这样的专用服务，还是共享资源？文件在传输过程中是否被加密？数据中心的安全、备份和冗余情况如何？

无论选择什么解决方案，确保它有能力实现最高级别的数据安全。


2.你需要文件管理还是文件控制？


这是一个重要的区别，也是你可能需要你的DMS实现的核心。好的文件管理是关于存储、定位、更新、跟踪和共享文件的便利性和灵活性。而好的文件控制是关于建立访问等级、安全、审计能力、版本管理、审查、批准和发布协议。


3.你需要EDMS是可扩展的吗？


这些考虑应包括的不仅仅是扩大存储空间或以合理成本增加内存的能力。这是关于能够在正确的时间用正确的工具为你的企业应对更复杂的文件处理要求。

在企业成立之初，你可能只需要一个安全的、可搜索的存储库和协作空间，让你的团队开始集体讨论想法。但当这些想法变成真正的商业计划、机会和最后期限时，你可能需要电子文档管理系统更多地作为一个质量管理系统来运作。这可能需要更复杂的文件控制和 "阶段门控 "工具，或按照严格的规范制作可审计的 "技术文件 "的能力。

选择一个能够随着你的需求的复杂性而增长的电子文档管理系统，可以防止你在早期被为更大、更成熟的公司设计的文件要求所困扰。


企业电子文档管理系统哪个好？


从纸质文档到EDMS的过渡不仅是数字化流行趋势，也是提高业务效率的强有力工具。

8Manage为用户提供强大的电子文档管理系统，其将创建数字文档，自动存档，并提供高水平的安全性以满足法规要求，支持本地部署和云端部署，完全可以简化你的办公流程。

扩大可访问性：为员工提供远程访问是 8Manage EDMS 主要的基础功能。由于大部分信息存储在云中，因此用户可以随时随地访问。

方便编辑和版本控制：当多个员工可以同时处理同一个文档时，编辑和版本控制等功能是必须的。8Manage EDMS 其中一个优势是能够跟踪特定员工的更改。它还支持存储多个文档版本，以防你需要访问原始文档。

权限授予和门控：使用 8Manage EDMS，你可以轻松为单个文档以及满足特定条件的文档设置权限。这意味着允许某些团队对给定文档进行更改，有些团队只能查看，有些团队根本无法访问。

自动提醒： 对于必须密切关注项目或活动如果文档发生了更改， 8Manage EDMS 提醒功能会通知所列人员。对于必须密切关注项目或活动进展的经理来说，它是个不可或缺的助手。

安全性和保护级别：信息窃取会严重损害你的业务。 8Manage EDMS 提供与电子银行相同级别的安全性，从而保护公司的文件信息。

此外，你还可以从8Manage电子文档管理系统中获得以下额外好处：

● 可用性 —— 你可以获得正常运行时间 99.99% 的解决方案。
● 灾难恢复 —— 你可以获得容灾环境和容灾服务。
● 性能 —— 你可以获得有保证的存储空间和带宽。


结论


电子文档管理系统提供了一种有效的方式来组织你的业务并为你的企业提供秩序。无论你选择哪种类型的文档管理系统，都可以立即看到其优于手动管理文档的优势。8Manage提供全面的文档管理解决方案，帮助企业简化业务并降低运营成本。

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