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在招标采购活动中，招标提案请求（RFP）每天在被广泛使用。事实上，无数各种规模的企业和组织都使用RFP程序来收集和组织数据，做出战略性的采购决策，并找到最好的供应商，同时使价值最大化和风险最小化。

为什么采用RFP？

供应商的伙伴关系可以使企业成功或失败。因此，RFP有助于确保供应商的选择是基于数据的、战略性的和深思熟虑的。这个过程会产生短期和长期的利益。

-考虑到复杂的因素

当企业需要进行高价值采购时，有很多重要的因素。买家必须考虑到几十个不同的因素。例如，你可能需要探索一个供应商的经验、财务、文化、技术能力、安全实践、产品质量等等。RFP将来自多个供应商的所有这些信息集中在一个文件中。

-鼓励竞争性定价

RFP的采购往往是大笔投资。因此，重要的是确保你与合适的企业合作，同时尽可能地降低成本。根据定义，RFP是有竞争性的，这鼓励每个潜在的供应商提出他们的最佳报价。即使你与现有的供应商有关系，为高风险、高价值的项目进行招标也是一个好主意。

-确保公平公正的流程

RFP流程使用数据来确保客观性。事实上，它允许你从所有潜在的供应商那里收集一致的数据，避免偏袒、偏见或不公平的比较。它提供清晰、可审计的文档，说明你是如何做出决定的。

-减少风险

风险是任何供应商关系中所固有的。幸运的是，RFP流程的细节使企业能够通过核实和检查供应商的多样性和可持续实践、安全政策以及法规遵从性，将供应商风险降到最低。这个过程在签订合同之前就能阐明任何潜在威胁，并使你的企业能够作出相应的反应以减少风险。



谁参与了RFP流程？

为了取得成功，RFP 需要大量的协调。不同的利益相关者必须一起工作，以确定需求、收集信息和探索解决方案。界定和记录关键角色和责任可以确保企业制定有效的 RFP 流程。

-业务利益相关者
RFP 通常从请求采购或解决方案的个人、部门或团队开始。来自这些利益相关者的直接输入指导着项目的进行。从定义需求到撰写 RFP ，再到对结果进行评分，让利益相关者参与可以改善项目成果。此外，业务利益相关者还可以创建和管理 RFP。

-采购专业人员
作为 RFP 流程的设计者和管理者，采购专业人员对成功至关重要。他们对采购请求进行审核，促进 RFP 的创建、分发和评估。此外，他们在整个过程中与供应商合作，监控进度，回答问题并提供反馈。采购专业人员的常见头衔包括采购经理、战略采购经理和其他采购角色。

-顾问
如果企业没有专业知识来驾驭 RFP 流程，可以雇用采购顾问。他们与客户面谈以了解需求，并利用他们的专业知识来选择合格的供应商，在提出建议之前管理沟通并评估结果。

-高管、CFO和CPO
对于高成本的战略采购项目，高管、CFO和CPO通常负责为采购提供最终批准。他们将评估成本、预计投资回报以及与企业目标的一致性。

-供应商
被邀请对招标书作出回应的组织被称为供应商。他们准备一份提案，回答 RFP 的问题，突出他们的差异性，最好能说服买家他们是该项目的正确选择。

如何实践RFP流程？

企业使用端到端的电子招标采购软件，,例如8Manage SRM电子招标软件，可以减低文书工作，避免了很多错误和返工，集中跟踪全部交易，亦能确保合同的建立和执行遵从法规。

8Manage SRM实现招标启动、专家筛选、标书准备、供应商筛选、邀标、发标、问答、截标、开标、评标、终选和公告流程完全自动化。系统支持 RFI、RFP、RFQ 和 RFT，能够跟踪 RFP 或 RFQ 招标中所有的供应商选择、招标响应、价格性能比较，从而确保最佳性价比。

采用电子招标采购的一个重要作用是增加了招投标过程中的透明度。为方便管理者和员工全面掌握每次招标采购的进展，8Manage SRM可以显示所有相关的申请及其状态（开放、已审批、待审批、已拒绝、已完成），已选择/推荐的供应商、RFI、RFP、已发送的RFQ和已生成/已发送的LPO等，从而帮助采购部门立即查看需要他们参与的内容。

另外，8Manage SRM与供应商管理功能关联在一起，有助于比较供应商的投标，选择胜出的投标书，使你更有信心管理 RFP。

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挺不错的供应商管理。