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我们都知道范围定义了项目所需的工作，管理范围是项目经理的重要工作，特别是当项目正在进行并且范围蔓延开始出现时。

范围蔓延是指在主要利益相关者和项目经理同意或不同意的情况下，对项目的原定目标进行更改或增加的现象。

从积极的角度来看，范围蔓延有助于扩大项目的参数，使其可以探索新的可能性。反之，则会造成重大延误、增加费用以及客户或其他利益相关者的不满。

管理和避免范围蔓延的6个技巧

面对不断变化的需求，要做到清晰明了很有挑战性。项目经理是参与项目的第一人，也是最后一人。他们不仅要监督项目的每个阶段，而且还是流程的维护者。

以下有六个技巧，可以帮助项目经理有效控制范围蔓延：

1、预先定义项目范围

首先要预先定义范围，并与你的变更控制委员会、利益相关者和客户以及基线达成一致。在项目开始之前确定范围的基线非常重要。

2、设定优先事项

如果所有任务都具有相同的优先级，团队成员就很难知道哪些任务应首先关注。分配优先级可以让项目团队根据各自的知识、经验和能力安排工作，从而以最佳方式完成每项任务。

通过概述首要目标，我们可以明确并专注于如何实现长期目标。这可以帮助我们确定任务的优先次序，排除干扰，并在追求重要目标时保持动力。

3、尽可能将重复性工作自动化

每天手动归档、整理和更新任务会增加项目时间。自动化可让项目团队专注于创造性的工作，从而不会被乏味但必要的重复性任务所困扰。

4、建立变革管理流程

变更控制流程是项目管理的重要组成部分，包括制定处理变更请求的标准程序。如果没有这个流程，范围蔓延就会给项目带来混乱。

首先，确定需要采取哪些步骤来评估变更请求，例如收集相关利益者的反馈、评估拟议变更的风险，以及考虑其对时间安排和预算的影响。

接着，建立一个高效的系统，对每项请求以及批准、修改、行动项目等文档进行跟踪。所有利益相关者都应能查阅相关文档。

最后不要忘了向团队传达变更，解释为什么有必要对项目进行更改，如何使他们的工作变得更好，以及在哪里可以找到变更资源。

5、让项目团队参与进来

如果团队所有成员都能提出自己的意见，就会产生主人翁意识，并增强他们对项目的承诺和动力。

多角度的思考会带来新的解决方案和创造性的想法。邀请团队参与决策和战略讨论可以更快地实现项目目标。此外，还使围绕困难决策进行对话变得更容易，因为他们能获得第一手的背景资料。

有些挑战不是项目经理的技能所能解决的。依靠团队的专业知识和指导，委派正确的工作。他们将告知所需的工作量，并最大限度地减少范围蔓延。

6、建立半严格的反馈周期

在项目评审的最关键时刻，及时获得反馈可确保团队在事情发展成重大问题之前抢占先机。

如果没有在项目过程中设立检查点（里程碑），那么范围蔓延的可能性就会增加。

一个可实现的反馈周期应该是项目经理、工作团队成员和利益相关者之间的对话。主要目的是评估项目进展、讨论变化并确定是否需要新的目标。

辅助项目范围管理的工具

项目范围管理对于一个人甚至几个人来说可能需要处理很多事情。虽然明确的计划可以减轻其中一些困难，但使用项目管理软件，成效将更进一步。

8Manage PM项目管理软件可以帮助设定整个项目组合的标准和期望，以实现更清晰和更简单的流程管理。系统提供先进的机制集中管理项目的范围与需求：
● 提供需求申请功能：获取，过滤，解析和明确项目的需求
● 提供需求矩阵功能：整理分析需求并跟踪需求从开始到完成的整个过程
● 提供现状调查功能：帮助企业及时发现范围沟通与需求不稳定的问题

在项目整个过程，8Manage PM会自动跟踪需求的审批与接收情况。任何需求的更改都要经过严谨的变更控制流程以确保项目的顺利进行。系统还提供实时显示组件功能，有效地显示和分析所有需求管理的信息。

你可以使用8Manage PM拆分WBS任务计划，细分项目的管理颗粒度。借助甘特图、看板和实时报告等功能，8Manage PM可以根据最初的计划有效跟踪项目进度。如有任何时间差异都会实时预警，方便项目人员更方便快捷地管理项目时间和及时发现问题。

此外，8Manage PM还能促进 100% 的透明度和问责制，从而更容易监控变更并防止对项目范围进行未经授权的更改。

总的来说，8Manage PM项目管理软件提供了一个集中平台，所有项目细节、更新和变更都记录在案，所有利益相关者都能看到，从而确保了项目范围的控制。

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