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采购工作与其他企业运营事务一样，都存在风险。

无论是采购、管理供应商，还是处理发票和付款，采购管理过程中都可能出现很多问题。这就是采购风险管理派上用场的地方。

采购风险管理的重要性

采购风险管理并不是可有可无的，它对于企业利润来说非常必要。

企业必须持续监控影响当前和未来采购的风险因素。有采购负责人表示，通过提高透明度，公司可以节省11-20%的成本 。

采购风险管理是为降低采购风险、解决采购过程中出现的问题以及防止出现更多问题而做出的努力。其本质是使采购流程发挥最佳功能，消除可能出现的阻碍因素。

● 简化供应商管理

供应商是采购过程中的主要合作伙伴。他们是企业获得业务运营所需物资的直接纽带，并且传达出市场信息以帮助企业调整策略。

但管理供应商可能会带来供应质量差、发票欺诈、供应不及时等风险。而采购风险管理使企业能够以更高的标准要求供应商，并轻松识别、惩罚甚至清除违约供应商。

● 提高合同管理效率

合同是企业与供应商之间关系的灵魂，因其规定了企业将根据哪些条款以现金交换供应品。

采购风险管理使企业能够识别与每个供应商的关系中潜在的问题领域，如合同条款、最低订货量、定价和特殊条款。因此，企业可在供应商潜在风险发生之前加以避免。

● 可预测的支出模式

采购风险管理还需要密切关注历史支出数据，以确定需要为特定项目投入多少预算。

常见的采购风险类型

如果你正制定计划来帮助企业更好地预防和预测采购风险，首先需要熟悉企业面临的常见采购风险。

1、需求分析不充分

买东西前列好清单，听起来很简单吧？

但许多企业只是一时冲动进行采购，而不全面考虑自己的需求。这就导致员工在采购预算之外花费大量资金，购买非标准化的用品，以及员工进行没有计划的异常采购。

需求分析不充分会造成这样一种情况：在你意识到问题的解决方法并不复杂之前，会浪费大量的时间、金钱和精力来解决采购难题。

2、供应链管理不善

除了内部运营所需的供应品清单外，你还需要了解所需的每种供应品的成本，及其价格变化的最新信息，以便有效地提前制定计划。

例如，如果发现生产过程中所需的某种供应品在节假日期间变得稀缺且价格上涨，就可以用储备现金提前进行囤积，以保持生产运作。

但如果无法有效地管理供应链，将永远落后一步，导致供应价格上涨、质量下降、供应周期不可预测等一系列问题，从而可能损害企业业务。

3、内部欺诈

欺诈会占用预算，并带来巨大的采购风险。

无论是供应商试图将假发票冒充真发票，还是员工利用采购资金来满足自己的需求，欺诈行为都会给采购业务带来负担。

五个步骤管理采购风险

清楚了解到与采购相关的风险后，如何管理和降低这些风险，以确保采购业务的安全？

以下是管理采购风险和提高采购流程效率所需的五个步骤，供你参考：

1、风险识别

在开始降低风险之前，必须首先确定所面临的风险以及风险的来源。

可能是供应商管理、采购流程、发票和付款处理，也可能是采购范围内其他较小的子流程。识别现有风险是管理风险的第一步。

2、风险分析

确定了采购风险后，下一步就是将其分解为各个组成部分，以了解产生风险的原因、造成风险的因素以及可以采取哪些措施来降低风险。

风险分析就是齐心协力了解风险有多大，以及可以采取哪些措施。

3、风险优先级

采购过程中会出现很多风险，但企业内部资源或带宽可能有限，无法同时处理所有风险。因此，最好的办法是根据这些风险对采购业务的危害程度进行优先级排序。

这种风险排序程序使你更容易利用有限的资源引导和管理风险。

4、风险缓解

对当前面临的所有风险进行排序后，下一步就是开始着手缓解风险。

● 可采取哪些改进措施来降低每个因素给运营带来的风险？能否实现部分风险管理自动化？
● 如何减少风险因素的暴露？
● 需要在哪些方面努力降低风险？

风险缓解包括采取措施降低所面临的风险，并限制风险成为全面灾难的可能性。

5、风险登记

当完成了初步的风险缓解工作后，工作还没有结束。重要的是要对所面临的风险因素进行记录，记录对造成风险的原因的见解，以及未来避免风险的最佳做法。

登记风险项目是保存记录的一种方式，让每个人都能注意潜在的风险，并在风险变成危机之前开始解决问题。

更好地控制采购风险

风险本身并不是问题，但是如果不未雨绸缪弥补漏洞，小问题就会像滚雪球一样越滚越大，越来越难解决。

8Manage SRM采购管理软件工具想企业所想，可帮助企业一劳永逸地降低采购风险。

1、自动化繁琐的采购任务：

● 供应商管理：大规模分析和细分数据和供应商活动
● 合同管理：收集合同并设置重要截止日期或里程碑的提醒
● 发票管理：使用会计和采购分析工具简化收据和采购订单等文档
● 采购订单：建立和跟踪采购订单
● 采购申请：集中申请、批准和跟踪采购申请的活动

2、利用电子采购技术

对绩效影响最大的数字采购解决方案，是用于分析支出、管理客户关系、自动化采购到付款工作流程以及加速内部协作的解决方案。

8Manage SRM包含以上解决方案，可实现端到端的一站式采购管理，支持企业持续监控和预防风险，即使他们管理数百个供应商、供应商和采购订单。

3、发展供应商关系

8Manage SRM软件的设计融合了供应商管理的现实理念，同时借鉴了团队多年的实践经验。借助该软件，企业可实现供应商端对端管理、全生命周期管理、全流程跟踪监控、维护供应商信息库、预测供应商风险、统计供应商绩效、分级供应商等，并对供应商进行集中信息化管理。

值得一提的是，8Manage SRM具有实时审计跟踪优势，通过将所有采购整合到一个事实来源，可以让企业统一管理所有采购活动，及时发现哪些地方行不通，并创建定制的解决方案，以满足企业独特的采购需求。

总的来说，有了 8Manage SRM采购管理软件，合规性、流程和支出的可见性以及供应商管理都得到了提高。

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