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高质量的项目文档具有长期价值，不仅有助于确保项目的成功，还可作为未来项目和计划的参考。

从本质上说，项目文档是项目的脉搏，连接着成功运行项目所需的一切。

什么是项目文档？

项目文档是指在整个项目生命周期中创建的项目管理文档，包括项目范围、规划、开发、变更控制、评估和质量保证报告。共享这些文档信息，可以确保每个人都有正确的视野来高效地完成工作。

在项目的整个生命周期中，良好的文档有助于协作、沟通、培训和解决问题。更重要的是，项目文档通过提供明智决策的详细信息，在项目成功中发挥着重要作用。

按项目阶段划分的项目文档

项目的规模和复杂性各不相同，有些项目需要比其他项目更全面的项目文档。在整个项目生命周期中，常用的项目文档有：

● 项目启动：项目章程、项目摘要、业务案例、项目启动会议议程
● 项目规划：项目管理计划、工作分解结构、项目预算、项目进度、变更管理计划、范围管理计划、风险管理计划
● 项目执行：项目状态报告、经验教训模板、时间表、变更请求、变更单
● 项目监控：项目状态报告、经验教训模板、时间表
● 项目收尾：项目收尾模板、遗留问题清单

项目管理必需的文档

拥有适当的项目文档是从头到尾成功管理项目的关键。图表、时间表、政策、报告、会议记录和项目计划等各种文档汇集在一起，可以提供全面的概述。

1.项目建议书
所有者： 主要利益相关者、发起人
贡献者： 根据需要

项目建议书文档概述了拟议项目的目标和范围，通常由项目的利益相关者撰写，为了确保项目获得批准和必要的资金。

该文档通常包括执行摘要、背景信息、目的或目标、建议方法、预计时间表、预算和风险。获得批准后，项目经理使用该文件编写项目章程。

2.项目章程
所有者： 项目经理
贡献者：根据需要

项目章程是根据项目建议书说明项目目标和范围的文件。这是作为项目团队工作基础的第一份文档。

在起草项目章程的同时，也是确保对项目有充分了解的最佳时机。仔细考虑项目进度、目标、目的和范围，密切关注细节和利益相关者的需求。

3.项目计划（或工作范围）
所有者：项目经理
贡献者：部门领导

工作范围文档是对项目中需要完成的工作的详细描述。它概述了目标、任务、可交付成果、时间表、成本估算、依赖关系以及其他任何相关信息，以指导项目团队取得成功。

此外，项目计划还应讨论项目过程中可能出现的任何潜在风险或挑战，并提出应对方案。

4.项目状况报告
所有者：项目经理
贡献者：所有需要的团队成员

项目状态报告涵盖了为主要利益相关者和项目负责人撰写的项目现状。状态报告通常由项目经理每周发送一次，将大量数据和任务进展情况浓缩在一起。

● 总体关键里程碑（用几个词概括）： 范围界定、按计划进行、受阻、延迟、有风险、取消或完成
● 自上次状态报告以来的主要项目任务、活动、决策或更新
● 关键问题和风险（例如，时间紧迫，任务相互依赖）
● 阻碍因素（例如，错误或等待利益相关者的批准）
● 任何大的、小的胜利、已解决的问题
● 后续步骤

5.项目变更管理计划
所有者：项目经理
贡献者：利益相关者

变更管理计划概述了对项目交付成果、团队成员或战略进行变更所需的流程和资源。它有助于保持对范围的控制，并确保所有利益相关者充分了解正在实施的变更。

6.项目事后分析（或回顾）
所有者：项目经理
贡献者：根据需要

项目事后分析是一份反思文件，记录项目的主要成果和经验教训。事后总结应包括对项目整体效果的评估，以及对任何挑战和完成项目所用工具的分析。

项目经理创建回顾文件，所有项目团队成员提供反馈意见和问题。这可以帮助团队更清楚地认识到盲点，确定需要改进的地方。

如何管理项目文档流程

要保持文档有效、高效和及时，可以采取什么方法管理？

全面的项目管理软件8Manage PM为上传、组织、管理和分发项目文档和文件提供了一种强大而灵活的方法。它集成了电子文档管理系统（EDMS），用户可以随时查看各种不同类型的文档（如 CAD, CAM 等），并进行文档检入和检出管理、版本控制、全文检索以及知识管理，再也不用担心项目文档管理混乱。

● 统一云端存储文档，保证数据安全
● 通过文档权限来掌控文件安全
● 预设审批流，实时提醒项目信息
● 使用甘特图和看板视图监督项目状态
● 高效协作编辑，文件版本管理清晰
● 在线预览各种文件，提升工作效率
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8Manag PM项目管理软件的电子文档管理系统是处理项目文档和其他项目管理工作流程（如进度、成本、风险等）的理想工具。借助该系统，团队不用再浪费时间追踪分散的文档，一切都可以在一个平台上访问，有助于简化项目管理和工作流程。

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