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管理项目是一项艰苦的工作，但也是重要的工作，可以决定团队实现目标的能力，也可以毁掉团队实现目标的能力。

在管理项目过程中，任何工具都可能有所帮助，花时间为团队找到合适的工具将能不断实现目标并取得更大的成功。

为什么需要项目管理软件？

如何确保团队成员知道需要完成哪些工作？谁负责哪些工作？任务何时到期？项目规划和组织所有这些基本组成部分和细节是复杂项目的必备条件，也是团队成功的关键。然而，这仍然是团队和企业面临的最大挑战之一。

如何判断自己是否能从项目管理软件中获益？以下是团队需要项目管理软件的四个原因：

-团队的项目、子任务、文件共享和消息传递分散在多个协作工具中；

-团队成员不知道要做什么，不清楚优先级，浪费了大量时间在文档和电子表格中寻找答案；

-沟通优先事项和要求实时更新的流程大多涉及召开会议、发送邮件或手动修改复杂的电子表格。

-由于以上所有原因，团队成员经常错过截止日期。

如何选择项目管理软件

在为团队选择最佳项目管理软件时，必须考虑一系列可能影响成功的因素。从团队协作功能和定制选项到可扩展性、定价和移动可访问性，评估这些关键方面将帮助你选择合适的项目管理工具，以简化工作流程、提高生产力并确保项目成功。

1. 团队协作功能

项目管理软件应容纳团队的所有工作，让他们得以在同一个平台组织所有事项。

这么一来，团队成员便知道在哪里可以找到需要的资讯，且每个人都清楚自己需要履行的职责。在考虑不同工具时，请评估以下内容：

● 项目和任务的结构。如何将项目分解为其组成部份？这关乎信息的层次结构。例如，能否将大型任务分解为较小的任务？
● 任务信息。每项任务包含了哪些信息？不同项目的任务结构是否一致？

2. 建立明确的所有权和职责

企业所选择的项目管理解决方案必须能够帮助你和团队轻松指派对象、任务依赖性，以及何时进行工作（开始日期和截止日期）。

有了一个组织基本信息（需要做什么、谁负责、何时开始、何时到期）的良好系统，每个人都能更成功地保持工作顺利进行并按时完成。

3. 集中管理团队沟通

不论是提供回馈、分享状态更新还是提出问题，项目管理工具都应该将所有的沟通内容集中于同一处，并将它们直接与相关的项目和任务连结起来。

此外，请确保所选择的工具具备移动应用功能，以便团队可以同时在手机或平板上跟进工作。

4. 维持单一事实来源

若团队缺乏单一事实来源，就无法搜寻内容、连结跨团队或跨项目的工作，也没有办法进行非同步协作。团队成员会变得孤立无援，最终浪费时间重复彼此的工作。

企业项目管理软件应将团队的所有项目和任务集中到一处，让团队可以无缝地规划、管理和交流工作。

5. 定制选项

好的项目管理软件能帮助团队专注于高价值的工作，促进业务增长。它应能灵活管理团队的所有项目，快速、轻松地适应变化，并节省日常工作的时间。

不同的视图是其中一个核心的定制功能。团队可能希望在时间轴或日历上可视化工作，以便查看和了解所涉及的步骤、哪些任务依赖于其他任务以及工作何时进行。

自定义字段也是常见的定制功能。自定义字段为团队提供了无尽的选择，让他们可以更好地管理和报告工作。

6. 可扩展性和定价计划

确保选择的管理工具能随着团队的成长而扩展。许多供应商会根据相同或类似的因素（例如团队规模或可用功能）提供不同定价方案，因此可以选择对企业来说最物有所值的方案。同时，也请确保可以在时机成熟时轻松升级。

7. 报告和分析能力

报告进度是项目管理的一个重要部分。项目经理需要了解项目的进展情况，以便根据需要调整项目规划和资源管理。利益相关者希望了解项目是否能按时交付；项目完成后，项目相关人当然也想知道结果。

要想轻松生成有用的仪表盘，并与领导层和利益相关者分享，所选择的项目管理工具必须能够跟踪项目信息。正如上文提到的，你需要跟踪每项工作、何时到期以及由谁负责。在此基础上，你可能还想跟踪优先级、阶段和渠道等信息，以便根据这些标准创建特定报告。

结论

为了确保项目按时完成，团队需要的不仅是记录项目信息的工具，而是一款能够实时监控项目状态并及时识别偏差的项目管理软件。8Manage PM正是为满足这一需求而设计的实时交易型项目管理解决方案。

● 项目计划与执行同步更新
● 动态追踪项目结果
● 责任明晰，结果明确
● 实时了解项目及项目成员绩效
● 资源需求和依赖清晰明确
● 问题与风险自动跟踪上报

作为新一代项目管理软件，8Manage PM能实时与企业业务互动，结合了项目管理软件中需要的所有功能：项目和任务、团队协作、进度跟踪、风险控制、实时会计、合同管理和报告，还支持项目经理根据具体情况灵活调整管理策略。

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